Per non incorrere in sanzioni amministrative pecuniarie è necessario che il canale interno di segnalazione sia conforme alla normativa.
La nuova normativa sulla protezione degli autori di segnalazioni (D.Lgs. 24/2023) specifica articolatamente le caratteristiche che devono possedere i canali interni di segnalazione per non incorrere nelle previste sanzioni amministrative pecuniarie irrogate dall’ANAC.
Un primo aspetto da valutare attiene alle specifiche caratteristiche dell’ente in termini di: settore operativo, articolazione organizzativa, numerosità e peculiarità di dipendenti e interlocutori con i quali interagisce, cultura aziendale più o meno diffusa. Tale valutazione è riconducibile alla possibilità offerta dalla norma di inoltrare le segnalazioni in forma scritta od orale (art. 4), ma soprattutto di consentire a tutti i soggetti legittimati, inclusi coloro che non frequentano il luogo di lavoro, di effettuare le segnalazioni. Secondo la norma, soggetti legittimati sono quelli qualificabili come rientranti nel contesto lavorativo dell’ente o che hanno un rapporto giuridico con il medesimo, come tali suscettibili della prevista protezione.
Con specifico atto organizzativo (delibera del CdA o di organo equipollente), l’ente deve definire le procedure per la ricezione e la gestione delle segnalazioni, sentite le rappresentanze o le organizzazioni sindacali. Aspetto, quest’ultimo, che avrebbe meritato maggiore chiarezza da parte del Legislatore. Nell'atto organizzativo, come minimo, vanno indicati gli aspetti seguenti:
Un primo aspetto da valutare attiene alle specifiche caratteristiche dell’ente in termini di: settore operativo, articolazione organizzativa, numerosità e peculiarità di dipendenti e interlocutori con i quali interagisce, cultura aziendale più o meno diffusa. Tale valutazione è riconducibile alla possibilità offerta dalla norma di inoltrare le segnalazioni in forma scritta od orale (art. 4), ma soprattutto di consentire a tutti i soggetti legittimati, inclusi coloro che non frequentano il luogo di lavoro, di effettuare le segnalazioni. Secondo la norma, soggetti legittimati sono quelli qualificabili come rientranti nel contesto lavorativo dell’ente o che hanno un rapporto giuridico con il medesimo, come tali suscettibili della prevista protezione.
Con specifico atto organizzativo (delibera del CdA o di organo equipollente), l’ente deve definire le procedure per la ricezione e la gestione delle segnalazioni, sentite le rappresentanze o le organizzazioni sindacali. Aspetto, quest’ultimo, che avrebbe meritato maggiore chiarezza da parte del Legislatore. Nell'atto organizzativo, come minimo, vanno indicati gli aspetti seguenti:
- ruolo e compiti attribuiti ai diversi soggetti cui è consentito l’accesso alle informazioni e ai dati contenuti nella segnalazione, limitando questi ultimi ai casi strettamente necessari;
- modalità e termini di conservazione dei dati, appropriati e proporzionati ai fini della gestione della procedura di segnalazione.
Ai fini della loro adeguatezza, i canali interni di segnalazione devono rispettare parametri specifici:
- garantire la riservatezza, anche mediante l’uso di strumenti di crittografia in caso di utilizzo di mezzi informatici, di: persona segnalante; facilitatore; persona coinvolta o comunque persone menzionate nella segnalazione; contenuto della segnalazione e relativa documentazione;
- consentire di effettuare la segnalazione: in forma scritta, anche con modalità informatiche (account di posta elettronica, piattaforma online); orale, mediante linea telefonica o con sistemi di messagistica vocale, o ancora, su richiesta del segnalante, con incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.
La gestione delle segnalazioni può essere affidata a:
- persona interna all’ente;
- ufficio dell’ente con personale appositamente dedicato;
- soggetto esterno (outsourcing).
Per l’affidamento dell’incarico di gestire le segnalazioni è opportuna una preliminare valutazione dei requisiti indispensabili per svolgere l’attività, in particolare:
- qualora si tratti di soggetto interno, questi deve essere autorizzato al trattamento dei dati personali da parte dell’ente, pertanto, essere destinatario di una specifica formazione in materia di privacy;
- se invece è un soggetto esterno, è responsabile del trattamento dei dati in base a specifico accordo stipulato con l’ente.
In entrambi i casi, il gestore della segnalazione deve garantire indipendenza e imparzialità, oltre a ricevere un’adeguata formazione professionale sulla disciplina delle segnalazioni.
Qualora la segnalazione interna sia presentata a un soggetto diverso da quello designato (es.: superiore gerarchico), entro 7 giorni dal suo ricevimento la segnalazione deve essergli trasmessa e contestualmente va data notizia al segnalante dell’avvenuta trasmissione.
