1) Per le società di capitali (Spa, Sapa, Srl), società cooperative e mutue assicuratrici e altri enti non commerciali, il termine per lo svolgimento online delle assemblee, di cui all’articolo 106, comma 7, del D.L. n. 18/2020, convertito dalla L. n. 27/2020, è prorogato al 31 luglio 2022.
Lo stabilisce il comma 1, dell’articolo 3 del Decreto-Legge 30 dicembre 2021, n. 228, recante “Disposizioni urgenti in materia di termini legislativi” (c.d. “Milleproroghe”), rispondendo così all’esigenza di conciliare lo svolgimento dei lavori sociali con il rispetto delle misure restrittive dovute all’emergenza da Covid-19.
Nella sostanza, a prescindere dalle previsioni statutarie e legislative, le società e gli enti commerciali possono continuare a ricorrere: al voto per corrispondenza; al voto in forma elettronica; allo svolgimento delle adunanze in modalità solo telematica, ossia svolta interamente e mediante partecipanti “da remoto”.
Sino al 31 luglio 2022 (facendo attenzione che detta data si riferisce al momento in cui l’assemblea è “tenuta” e non a quello in cui la stessa è convocata) continueranno quindi ad applicarsi le disposizioni di cui all’art. 106 del D.L. n. 18/2020 e pertanto le assemblee societarie si potranno tenere completamente a distanza in videoconferenza, anche in assenza di una specifica clausola statutaria.
Con l'avviso di convocazione delle assemblee ordinarie o straordinarie le società per azioni potranno quindi prevedere, anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie, l'espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza e l'intervento all'assemblea mediante mezzi di telecomunicazione.
Tali società possono altresì prevedere che l'assemblea si svolga, anche esclusivamente, mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l'identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l'esercizio del diritto di voto, ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 2370, comma 4, c.c. senza la necessità che si trovino nel medesimo luogo, ove previsti, il presidente, il segretario o il notaio.
Allo stesso modo, le società a responsabilità limitata potranno ancora consentire che l'espressione del voto avvenga mediante consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto, anche in deroga a quanto previsto dall'art. 2479, comma 4, c.c. ed alle diverse disposizioni statutarie.
L'atto costitutivo - secondo quanto stabilito al comma 3 dell’art. 2479 - può prevedere che le decisioni dei soci siano adottate mediante consultazione scritta o sulla base del consenso espresso per iscritto.
La clausola di un atto costitutivo che preveda che le decisioni dei soci siano adottate mediante consultazione scritta o sulla base di un consenso espresso per iscritto – secondo la massima I.B.8 del Consiglio Notarile del Triveneto - non deve necessariamente disciplinare le modalità concrete di attuazione della consultazione o della formazione del consenso; in tal caso sono legittimi tutti i metodi che garantiscano la partecipazione della totalità dei soci alla decisione e che siano idonei a documentare con chiarezza l’oggetto della stessa ed il consenso espresso.
È opportuno, poi, che detta clausola stabilisca un termine entro il quale la procedura deve essere ultimata, a pena di decadenza dell’attività svolta, non essendo legittimo che i singoli soci prestino il loro consenso a notevole distanza di tempo l’uno dall’altro. A tal fine si reputa congruo prevedere un procedimento decisionale di durata non superiore ai trenta giorni.
2) Sull’argomento, segnaliamo che il Consiglio Notarile di Milano, con la massima n. 200 del 23 novembre 2021, rende, invece, possibili le assemblee online anche dopo l’emergenza Covid-19. Ha, infatti, stabilito la legittimità delle clausole statutarie che attribuiscono all’organo amministrativo la possibilità di convocare le assemblee societarie esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, inserendo tale previsione nell’avviso di convocazione.
“Sono legittime” - si legge nella massima – “le clausole statutarie di s.p.a. e di s.r.l. che, nel consentire l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, ai sensi dell’art. 2370, comma 4, c.c., attribuiscono espressamente all’organo amministrativo la facoltà di stabilire nell’avviso di convocazione che l’assemblea si tenga esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, omettendo l’indicazione del luogo fisico di svolgimento della riunione”.
Per consultare il testo della massima n. 200 clicca qui.
A partire dal 1 marzo 2022, sulla sezione del nostro sito https://www.legaliguria.coop/corsi/ al banner “I Nostri Seminari Informativi” avrete la possibilità di scaricare le tracce dei verbali relativi a questi adempimenti (Consiglio di Amministrazione e Assemblea), delle convocazioni e le note informative per gli amministratori nel rispetto dell’articolo 2545 c.c. (Relazione annuale sul carattere mutualistico).
