L'art. 106, cc. 2 e 3 D.L. 18/2020 ha previsto che le assemblee si possano tenere esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, “anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie”, senza la necessaria presenza del segretario o del notaio nello stesso luogo. Per quanto riguarda la possibilità che il presidente e il segretario o il notaio dell'assemblea si trovino in luoghi diversi, nel momento in cui partecipano all'assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, la Commissione società del Consiglio Notarile di Milano si è pronunciata in senso affermativo con la Massima 11.03.2020, n. 187, a ridosso dello stesso D.L. 18/2020, ammettendo la possibilità che le assemblee totalitarie si tengano esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione anche dopo la fine dell'emergenza sanitaria.
Come risaputo, per le assemblee totalitarie non viene richiesta la convocazione e non rileva il luogo in cui si trovano i diversi partecipanti alla discussione assembleare, i quali intervengono mediante mezzi di telecomunicazione, come espressamente previsto dall'art. 2370, c. 4, c.c. Dunque, terminato il periodo emergenziale, si dovrebbe tornare alle modalità adottate secondo le previsioni statutarie. Tuttavia, la Massima del Consiglio Notarile di Milano 23.11.2021, n. 200 ha ribadita la liceità delle clausole statutarie che legittimano la convocazione delle assemblee esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione.
In sostanza, non cambiano le abitudini, ma si consolidano quelle ormai radicate in oltre 2 anni di emergenza, che hanno consentito lo svolgimento di migliaia di assemblee in teleconferenza senza che si abbia notizia di incidenti di percorso. Abitudini notoriamente apprezzatissime dal mondo imprenditoriale, che risparmia tempi e costi di trasferta, consentendo di partecipare ai soggetti realmente interessati e ai loro delegati.
Si può osservare che, combinando i commi 2 e 3 dell'art. 106 D.L. 18/2020, si ottiene il risultato che le decisioni dei soci possono essere adottate secondo le seguenti diverse modalità:
- metodo collegiale: in tal caso, l'avviso di convocazione dell'assemblea può attivare il voto per corrispondenza, il voto elettronico e la full audio/video conference;
- metodo non collegiale: ciò significa che l'espressione del voto viene effettuata “mediante consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto” e ciò “anche in deroga a quanto previsto dall'art. 2479, c.4, c.c. e alle diverse disposizioni statutarie, che l'espressione del voto avvenga mediante consultazione scritta o per consenso per iscritto”.
In pratica, la norma chiarisce che si può ricorrere alla metodologia decisionale del “consenso espresso per iscritto” e della “consultazione scritta” anche nei casi in cui la legge non lo consentirebbe, ad esempio, per una deliberazione che comporta la modifica dell'atto costitutivo. In questo caso, il consenso per iscritto e la consultazione scritta devono essere necessariamente formalizzati in un atto pubblico, non essendo sufficiente la scrittura privata autenticata dal notaio per modificare uno statuto.
Per quanto riguarda la tempistica di verbalizzazione delle delibere assembleari, secondo lo Studio n.5916/I approvato dal Notariato il 28.10.2005, l'art. 2375 c.c. prevede, con riferimento all'assemblea della Spa, che “non è necessario che il relativo verbale venga redatto in pari data assembleare, essendo sufficiente che tale redazione abbia luogo senza ritardo, nei tempi necessari per la tempestiva esecuzione degli obblighi di deposito o di pubblicazione. Analoga conclusione si impone per le deliberazioni assembleari delle società a responsabilità limitata, ai sensi dell'art. 2479 ter c.c.” che richiama le norme codicistiche in materia di Spa. In tale ipotesi, i principi dettati per le Spa si applicano anche alle Srl in merito alle modalità e ai tempi di redazione del verbale, “che dovrà pertanto essere sufficientemente analitico e andrà redatto tempestivamente (e non necessariamente al momento dell'assunzione della decisione”.
