L’Agenzia delle Entrate, con la risposta n. 740 del 20 ottobre 2021, ha fornito alcuni chiarimenti in merito alla procedura di dematerializzazione delle note spese prodotte ai dipendenti trasfertisti, che ne permette la creazione, il controllo, la contabilizzazione e la conservazione in formato totalmente digitalizzato.
La risposta dell’Agenzia delle Entrate
Con riferimento alla corretta modalità di gestione dei documenti analogici in vista della loro dematerializzazione e successiva conservazione con l’intervento o meno di un pubblico ufficiale, questa Agenzia si è più volte espressa con diversi documenti di prassi (più in generale, cfr. la risoluzione 10 aprile 2017, n. 46/E, la circolare 29 marzo 2018, n. 5/E); con specifico riferimento alla procedura di dematerializzazione delle note spese prodotte dai dipendenti trasfertisti, sono stati forniti chiarimenti con la risoluzione 21 luglio 2017, n. 96/E, nonché con le risposte ad interpello n. 403/2019 e 417/2019.
Con i citati documenti è stato chiarito che, «quando si parla di documenti informatici qualsiasi considerazione non può prescindere dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (c.d. “Codice dell’Amministrazione Digitale” o “CAD”) e dai relativi decreti attuativi, siano questi di ordine generale (cfr. i decreti del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 febbraio 2013, 3 dicembre 2013 e 13 novembre 2014, rispettivamente in tema di regole tecniche per le firme elettroniche, la conservazione e la formazione dei documenti informatici), sia, nello specifico, propri dell’ambito tributario (si veda il decreto ministeriale 17 giugno 2014, recante “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto”).
Dalla normativa richiamata emerge che qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale – ossia qualunque documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari [cfr. l’articolo 1, lettera p), del CAD] – come le note spese che verranno poi utilizzate per la deducibilità dei relativi costi ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 22 dicembre 1986, n. 917 (TUIR), deve possedere, tra le altre, le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità (si veda l’articolo 2 del d.m. 17 giugno 2014 e l’articolo 3 dei d.P.C.M. 13 novembre 2014 e 3 dicembre 2013).
Laddove tali accorgimenti siano effettivamente presenti […] nulla osta a che i documenti analogici siano sostituiti da quelli informatici sopra descritti e che la procedura sia interamente dematerializzata.
Restano fermi, come ovvio, tutti gli ulteriori requisiti legislativamente individuati per la deducibilità dei costi (quali inerenza, competenza e congruità, secondo la previsione del TUIR e dei vari documenti di prassi in materia) e le modalità di imputazione dei redditi in capo ai soggetti rimborsati (cfr., ad esempio, l’articolo 69,comma 2, del d.P.R. n. 917 del 1986)».
Nella fattispecie descritta, in base a quanto riferisce l’istante, la procedura di generazione della nota spese sembra avere molte similitudini con le procedure descritte nelle risposte n. 403 e 417 del 2019 innanzi richiamate, con la conseguenza che, laddove siano garantiti i requisiti di immodificabilità, integrità ed autenticità dei documenti dematerializzati, – condizione non verificabile in sede di interpello – nulla osta all’adozione del processo ipotizzato dall’istante.
E ciò, non solo quando la nota spese è generata direttamente dal trasfertista – mediante la procedura di accesso alla rete aziendale (tramite l’inserimento del “nome utente” e della “password“), ovvero, laddove la connessione sia già avvenuta, tramite il sistema SSO (single sign-on) – ma anche quando la medesima è prodotta tramite un delegato, il quale agisce su procura, in nome e per conto del delegante, in base agli articoli 1387 e seguenti del codice civile, di cui resta traccia nel sistema stesso.
Come già più volte ribadito, i giustificativi di spesa, anche se dematerializzati, devono comunque consentire la verifica dell’esistenza dei requisiti (quali inerenza, competenza e congruità) che consentono la deducibilità dei costi e l’imputabilità dei redditi in capo ai dipendenti cui viene rimborsata la spesa.
Per quel che riguarda, invece, l’obbligo di firma della nota spese, si osserva che la normativa richiamata non richiede l’apposizione della firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o di una firma elettronica avanzata, ai fini della corretta formazione del documento informatico, né tantomeno ai fini della relativa rilevanza fiscale, ma solo allo scopo di riconoscerne l’efficacia e validità probatoria di scrittura privata prevista dall’articolo 2702 del codice civile (cfr. articolo 20, comma 1 bis, del CAD).
Analoghe considerazioni valgono per i giustificativi ad essa allegati (con riguardo all’efficacia probatoria delle copie per immagine di documenti analogici c.f.r articolo 22, commi 2 e 3 del CAD).
In particolare, detto articolo 22 del CAD, come modificato dall’articolo 22, comma 1 del decreto legislativo 13 dicembre 2017, n. 217, stabilisce che «1-bis. La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia. […]
- Le copie formate ai sensi dei commi 1, 1-bis, 2 e 3 sostituiscono ad ogni effetto di legge gli originali formati in origine su supporto analogico, e sono idonee ad assolvere gli obblighi di conservazione previsti dalla legge, salvo quanto stabilito dal comma 5».
Ne consegue che le copie per immagine di documenti analogici, se realizzate con le modalità illustrate dal citato articolo 22, comma 1-bis, del CAD, sostituiscono gli originali «ad ogni effetto di legge» e, dunque, anche ai fini tributari.
Con particolare riferimento alle prestazioni di trasporto tramite taxi, si evidenzia che trattasi di servizi soggetti all’obbligo di fatturazione su richiesta del committente non oltre il momento di effettuazione dell’operazione ai sensi dell’articolo 22 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633. La fattura è emessa in duplice copia ed è obbligatoriamente conservata almeno dal prestatore, sicché può essere considerata documento analogico non unico. Le medesime prestazioni sono, invece, esonerate dall’obbligo di certificazione tramite scontrino o ricevuta fiscale ai sensi dell’articolo 2, lettera l), del decreto del Presidente della Repubblica del 21 dicembre 1996, n. 696 .
Ciò detto, si osserva che i giustificativi allegati alle note spese trovano generalmente corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali. La loro natura, quindi, è quella di documenti analogici originali “non unici” ai sensi dell’articolo 1, lettera v), del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell’Amministrazione Digitale, C.A.D.), che qualifica come tali «i documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi».
Si ricorda, infine, che, laddove «il giustificativo allegato alla nota spese non consenta di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, ed abbia pertanto natura di documento analogico originale unico, la relativa conservazione sostitutiva necessita dell’intervento del pubblico ufficiale prescritto dal già richiamato articolo 4, comma 2, del d.m. 17 giugno 2014» (cfr. la già citata risposta ad interpello n. 417 del 2019).
