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Con nota 14.04.2023, n. 2572 l’Ispettorato Nazionale del Lavoro offre importanti delucidazioni relative alle corrette procedure da adottare nel caso d’installazione di impianti di videosorveglianza e di sistemi di localizzazione satellitare. Il chiarimento ha un forte impatto concreto ed è originato dalle costanti evoluzioni che riguardano sia la tutela della privacy, sia gli strumenti informatici, tecnologici e telematici utilizzati nella quotidianità.
La disciplina in materia di trattamento dei dati personali e i relativi principi generali (liceità, finalità, pertinenza e non eccedenza, proporzionalità, necessità, indispensabilità) assolvono, infatti, sia a una funzione contenitiva di eventuali abusi da parte di datori di lavoro sia a potenziali lesioni di “beni personali”. Inoltre, occorre considerare che il rispetto delle garanzie di cui all’art. 4 costituisce condizione di liceità del trattamento (artt. 5, 6, 88 del Regolamento UE 2016/679 (RGPD) e art. 114 D.Lgs. 196/2003), ragion per cui i relativi trattamenti di dati possono essere effettuati solo nel rispetto dei requisiti e delle garanzie previste dall’art. 4.

Diversi sono i temi toccati dalla nota INL. Il primo riguarda la rilevanza stessa delle situazioni che si intende tutelare, di valenza collettiva e non individuale. In quest'ottica si ribadisce pertanto la tassatività, prima di iniziare le attività “installative” di tali impianti e sistemi, dell’accordo sindacale con coinvolgimento delle RSU/RSA e la residualità (assenza delle rappresentanze sindacali, ovvero mancato accordo) del procedimento autorizzativo pubblico presso la competente sede territoriale (ITL). Pertanto, la carenza di codeterminazione (accordo) tra il datore di lavoro e le rappresentanze sindacali aziendali o del successivo provvedimento autorizzativo (se l’accordo non è raggiunto o in assenza della RSA/RSU) non possono essere supplite dall’eventuale consenso, seppur informato, dei singoli lavoratori, restando in quest’ultimo caso l’installazione illegittima e penalmente sanzionata (Cass. Pen., Sez. III, 8.05.2017, n. 22148; Cass. Pen., Sez. III, 17.12.2019, n. 50919; Cass. Pen., Sez. III, 17.01.2020, n. 1733).
Viene quindi indicato l’iter da seguire nel caso di multi-localizzazione dell’impresa che fa richiesta, sia ricorrendo a un unico accordo con le OO.SS. comparativamente più rappresentative sul piano nazionale, ovvero – in ipotesi di ricorso al procedimento pubblico – alternativamente mediante la richiesta avanzata nei confronti di più sedi dell’ITL, o alla sede centrale dell’INL.

La nota affronta poi l’eventualità dell’assunzione di personale successiva all’installazione dei sistemi, atteso che l’autorizzazione sia necessaria solo in presenza di lavoratori subordinati. Particolare attenzione è posta all’adozione di sistemi di geolocalizzazione, nei confronti dei quali i limiti posti dal Garante devono essere rispettati. Gli Uffici devono valutare attentamente le ragioni legittimanti l’utilizzo di tali sistemi, verificando che la tipologia dei dati raccolti ed il loro effettivo trattamento siano correlati alle esigenze dichiarate e rispettosi dei principi. In particolare, l’opportunità di prevedere nel corpo dei provvedimenti autorizzativi il rispetto delle disposizioni normative (artt. 5, 6, 9, 13, 14 e 35 del RGPD), quindi, anche di una valutazione d’impatto.

La nota termina con l’estensione delle previsioni anche ai lavoratori etero-organizzati che effettuano prestazioni lavorative tramite piattaforme digitali, e la specificazione secondo la quale, anche di fronte a fattispecie nelle quali siano previste disposizioni normative che favoriscono, se non addirittura impongono, l’utilizzo di sistemi di videosorveglianza (es. contributi all’installazione di sistemi videosorveglianza; art. 88 del TULPS; musei, biblioteche e archivi statali), deve sempre essere garantito il rispetto dell’iter autorizzativo stabilito dall’art. 4, c. 1 L. 300/1970.
Infine, è esplicato che alle prestazioni dei volontari non possono applicarsi le medesime tutele accordate dall’art. 4 L. 300/1970; ma si applica la disciplina di protezione dei dati personali prevista dal RGPD e dal D.Lgs. 196/2003.