Stando alla normativa vigente, tutte le società e le imprese individuali devono avere un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) e devono chiederne l’iscrizione nel Registro delle imprese.
La PEC deve essere attiva: non deve cioè essere scaduta né revocata. In caso contrario l’impresa ha l’obbligo di comunicare all’Ufficio del Registro delle imprese un nuovo indirizzo PEC dell’impresa.
Pertanto, l’impresa ha l’obbligo di comunicare al Registro delle Imprese un nuovo indirizzo PEC valido e attivo, se la casella PEC precedentemente comunicata al Registro imprese:
- risulta scaduta e non è rinnovabile o riattivabile (in quanto non viene rinnovata o riattivata dal gestore del servizio);
- è stata revocata dal gestore;
- è stata cancellata d'ufficio dal Registro Imprese in quanto risultante revocata, inattiva o inesistente.
Si tenga presente che, secondo quanto disposto dalla Direttiva ministeriale 2608 del 27 aprile 2015 (in vigore dal 13 luglio 2015), l'ufficio del Registro delle imprese ha l’obbligo di verificare, con modalità automatizzate e con periodicità almeno bimestrale, se le caselle di posta elettronica certificata (PEC) relative agli indirizzi iscritti nel Registro stesso risultino attive.
In caso negativo, l’ufficio dovrà invitare l’impresa interessata a presentare domanda di iscrizione di un nuovo indirizzo di posta elettronica certificata entro un termine non superiore a dieci giorni, decorso il quale l’ufficio dovrà procedere, sensi dell’articolo 2191 del Codice civile, alla cancellazione dell’indirizzo in questione.
La conseguenza per le imprese prive di PEC: le successive domande di iscrizione di fatti o atti di interesse, relativi all' impresa, non potranno essere gestite e saranno quindi “sospese” in attesa della comunicazione del nuovo indirizzo PEC e, in mancanza, verranno, infine, ”rifiutate”, con conseguente applicazione della sanzione amministrativa pecuniaria prevista dall’art. 2194 del Codice civile, per le imprese individuali, e dall’art. 2630 del Codice civile, per le imprese societarie, per l’omessa iscrizione di atti o notizie nel Registro delle imprese.
Inoltre l'indirizzo PEC iscritto nel Registro delle imprese ha carattere di ufficialità nel rapporto con i terzi e, confluendo nell'INI-PEC, diviene il collegamento preferenziale o esclusivo della Pubblica Amministrazione, compresa l'autorità giudiziaria e l'amministrazione finanziaria, oltre a costituire lo strumento per la notifica di cartelle esattoriali per professionisti e imprese da parte degli agenti della riscossione a decorrere dal 1° giugno 2016, in base a quanto disposto dal D. Lgs. n. 159/2015.
Attenzione: ai sensi delle Direttive sopra citate , possono essere attivati anche i procedimenti di cancellazione degli indirizzi di PEC non univoche, cioè gli indirizzi PEC non riferibili unicamente all’impresa o riferibili ad un professionista.
