Come noto, in capo all'imprenditore incombe l'obbligo di tenere i libri contabili, i quali possono fare prova a suo favore solo se tenuti in maniera regolare e completa: la tenuta degli stessi assolve l'effetto probatorio nei confronti dei terzi.
I libri contabili, vidimati nelle forme di legge e regolarmente tenuti, con le loro annotazioni, possono fornire elementi indiziari atti a dar vita, in concorso con ulteriori elementi, ad una valida prova per presunzioni, e possono essere utili a provare i rapporti fra lo stesso ed altri imprenditori (Cassazione civile, Sez. Lavoro, sentenza n. 2481 del 24 aprile 1981).
Ai sensi dell’art. 2214 cod. civ. ogni impresa “deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari”; oltre a questi devono essere tenuti anche il libro Iva, il libro cespiti, il libro mastro, il libro unico del lavoro e il registro degli infortuni; per le società di capitali (cooperative comprese), esiste l’ulteriore obbligo di tenuta dei libri sociali; sempre ai sensi dell’art. 2214 cod. civ. l’impresa “deve altresì tenere le altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell'impresa e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e della fatture spedite”.
Tali documenti devono essere conservati per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione, in azienda o presso terzi. È ammessa la conservazione elettronica con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione, purché le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere estrapolate informazioni dagli archivi informatici. documenti.
Attualmente la bollatura iniziale e la vidimazione presso il Registro delle Imprese è rimasta obbligatoria solo per i libri sociali, mentre è facoltativa per il libro giornale e per il libro degli Inventari; nel caso di tenuta dei libri con strumenti informatici, gli obblighi di vidimazione e numerazione progressiva sono assolti con l’apposizione della marcatura temporale e della firma digitale.
